Tietosuojaseloste

HopiaHelmen tietosuojaseloste.

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan ja henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja Kotipalvelu HopiaHelmi Oy:n asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille, henkilökunnalle, palveluntoimittajille ja muille sidosryhmille sekä verkkosivuston käyttäjille.

1. Rekisterinpitäjä

Yritys: Kotipalvelu HopiaHelmi Oy (Y-tunnus: 2691433-7)

Osoite: Pietarinkatu 2 A 6, 98100 KEMIJÄRVI

Puhelin: 0400 – 452 572

2. Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa

Virpi Oikarinen, toimitusjohtaja/Kotipalvelu HopiaHelmi Oy

Osoite: Pietarinkatu 2 A 6, 98100 KEMIJÄRVI

Muut yhteystiedot (puhelin, sähköposti): 0400 – 452 572, koti@hopiahelmi.fi

3. Rekisterin nimi

Kotipalvelu HopiaHelmi Oy:n asiakas- ja työntekijärekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterillä ylläpidetään Kotipalvelu HopiaHelmi Oy:n asiakastietoja sekä tietoja henkilökunnan osalta. Tämän rekisterin mukaisten tietojen käsittelyn tarkoitus on Kotipalvelu HopiaHelmi Oy:n ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hoito ja ylläpito. Henkilötietoja voidaan käyttää liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteluun ja kehittämiseen sekä mainontaan, markkinointiin ja suoramarkkinointiin (asiakkaan erillisen suostumuksen mukaisesti).

5. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Henkilörekisteri sisältää henkilötietoja, jotka on saatu, kun asiakas henkilökohtaisesti tai omaisensa toimesta on solminut kirjallisen palvelusopimuksen Kotipalvelu HopiaHelmi Oy:n kanssa. Lisäksi asiakkaita ohjautuu palveluiden piiriin ja tätä kautta henkilörekisteriin Kotipalvelu HopiaHelmi Oy:n ja kunnan/kuntien välillä tekemän palveluntuottamissopimuksen perusteella.

6. Kuvaus rekisteröityihin liittyvistä tiedoista

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

Henkilötiedot:

• Etu- ja sukunimet

• Osoite- ja yhteystiedot

Yhteystiedot:

• Yrityksen osoite, postinumero ja –toimipaikka

• Yhteyshenkilön puhelinnumero

• Yhteyshenkilön sähköpostiosoite

Työntekijätiedot:

• Perustiedot (ml. henkilötunnus, ammattinimike)

• Verokortit

• Työsuhteet

• Palkkalajit

• Luontoisedut ja ulosotot

• Lomaoikeus

• Keskiansio

• Kertymät

Muut tiedot:

• Sopimustiedot

• Käyttöönotetut palvelut

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan tiedot saadaan asiakkaalta tai hänen edunvalvojaltaan itseltään tai kunnan viranhaltijalta. Potentiaalisen asiakkaan tiedot saadaan julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä.

Tietoja saadaan asiakkaan tekemästä sopimuksesta ja asiakkaalta itseltään asiakassuhteen aikana puhelimitse, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla sekä palvelujen käytön kautta.

Henkilökuntaan kuuluvan tiedot saadaan tältä itseltään. Sidosryhmään kuuluvan tiedot saadaan tältä itseltään.

Nimi-, osoite-, matkapuhelin- ja henkilökuntatietoja voidaan saada myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Internetsivuilla käytetään evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseen ja yksilöimättömään kävijäseurantaan (AddThis Analytics).

Lomaketietoja ei tallenneta erillisiin tietovarastoihin tai rekistereihin, vaan ne säilytetään tarpeellisen ajan Valokammin sähköpostilaatikoissa.

AddThis analytics -palvelulla kerätyt tiedot säilytetään AddThis analytics -työkalussa. Google Analytics -palvelun tiedot kerätään anonyymisti, eikä niitä yksilöidä henkilöihin/henkilöön.

8. Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät (myös kolmansissa maissa olevat sekä kansainväliset järjestöt)

Wiik Solution Oy (käsittelijä)
Visma Software Oy (tietojen sähköinen arkistointi)
Nordea (palkkojen maksuaineiston käsittelijä)
Rekisteröidyn verkkopankki (vastaanottaa palkkalaskelman)

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakastietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

ATK:lla käsiteltävät tiedot:

Rekisterinpitäjän tietojärjestelmä ja tiedostot on suojattu yritystoiminnassa normaalisti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä ml. virustorjunta tietojenkäsittelylaitteilla. Rekisterin käyttöoikeus ja ylläpito edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, joka on käytössä vain rekisterinpitäjällä itsellään tai Kotipalvelu HopiaHelmi Oy:n lukuun toimivalla palvelun tuottajalla, jonka tehtävään mainittu käyttöoikeus ja henkilötietojen käsittely liittyy. Jokainen asiakasrekisterin tietoja käsittelevä on allekirjoittanut salassapitosopimuksen, jonka lisäksi he pitävät yllä omaa tietosuojaselostettaan.

Manuaalinen aineisto

Pääsy manuaaliseen aineistoon on vain rekisterinpitäjällä. Asiakirjat säilytetään toimistotiloissa, lukitussa kaapissa, johon pääsy on vain rekisterinpitäjällä.

11. Tietojen käsittelyajat

Käsittelemme tietoja lähtökohtaisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Asiakkaan kohdalla tämä tarkoittaa asiakkuuden voimassaoloaikaa. Asiakkuuden päätyttyä käsittelemme tietoja esimerkiksi silloin, kun ex-asiakkaalla on maksurästejä. Tällöin niitä käsitellään 10 vuoden ajan.

Palveluntoimittajan tiedot poistetaan 12 kuukauden sisällä sopimusvelvoitteiden täyttämisestä.

Sidosryhmien kohdalla tiedot poistetaan 12 kuukauden sisällä yhteistyön päättymisestä.

Henkilökunnan tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen erityislaeissa säädetyllä tavalla, esimerkiksi palkkakirjanpitoa 10 vuotta.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on henkilötietolain nojalla oikeus tarkistaa maksuttomasti kerran vuodessa mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin. Vapaamuotoinen pyyntö tulee lähettää kirjallisesti allekirjoitettuna yllämainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Pyynnössä tulee mainita tarvittavat tunnistetiedot, jotta tietojen hakeminen järjestelmästä on mahdollista. Tällaisia tietoja ovat nimi, sähköpostiosoite ja osoite. Tarvitsemme myös tiedon siitä, sallitko tietojen toimittamisen sähköpostilla.

Oikeus tiedon korjaamiseen

Asiakas voi toimittaa vapaamuotoisen korjauspyynnön yllämainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Pyynnössä tulee mainita myös edellisessä kappaleessa mainitut tunnistetiedot.

Vastustamisoikeus

Asiakkaalla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli hän kokee, että yritys on käyttänyt henkilötietoja lainvastaisesti. Oikeus on myös siinä tapauksessa, jos yrityksellä ei ole ollut oikeutta käsitellä jotain henkilötietoa.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

EU:n tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista henkilörekisteristä. Tiedot poistetaan, kun asiakkuus ja siihen liittyvät molemminpuoliset velvoitteet ovat päättyneet. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa siirrettävässä muodossa mukaansa. Rekisteriä ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. Mahdollisista rekisteröidyn tietoon kohdistuneista tietoturvaloukkauksista tiedotetaan rekisteröidyille ja viranomaisille säädösten mukaisesti.